2022年7月，某市保密局和国土局开展测绘地理信息保密专项检查时，发现辖区某县水务局无法提供在省测绘地理信息局申领的全套涉密测绘成果。经查，2018年7月，时任该县水务局设计队队长的刘某从省测绘地理信息局购回1套秘密级的本县地图，未明确专人看管，也没有建立图纸使用、借阅、归还、登记等相关保密管理制度，涉密测绘图纸日常使用、借取随意，管理混乱、交接不清，单位分管领导也未对涉密地图及相关涉密载体加强管理，结果导致地图遗失。由此可见，如何有效防止公司文件和图纸外发，是企业数据保护工作的重中之重。以下是一些企业数据保护的要点，帮助企业构建坚固的数据防线。

一、采用先进的数据文件加密软件
数据文件加密技术是防止数据泄露的重要手段。企业应采用先进的文件加密软件，对公司文件和图纸进行文件加密处理，确保数据在传输、存储和使用过程中的安全性。文件加密技术可以有效地防止未经授权的访问和篡改，保护企业数据不被非法获取和利用。
二、建立严格的数据管理制度
企业应建立严格的数据管理制度，明确数据和图纸的保密等级、使用权限和存储要求。通过设定明确的保密等级，对不同敏感度的数据进行分类管理，确保只有经过授权的人员才能访问和使用。同时，制定详细的使用权限和存储要求，规范员工的数据使用行为，减少数据泄露的风险。
三、实施严格的访问控制
访问控制是防止数据泄露的关键措施。企业应实施严格的访问控制策略，对数据和图纸的访问进行权限管理。通过设定用户权限、身份认证和访问审计等措施，确保只有经过授权的用户才能访问和使用数据和图纸。同时，对敏感数据的访问进行实时监控和记录，及时发现异常行为并采取措施。
四、加强员工的安全意识培训
员工是企业数据保护的第一道防线。因此，加强员工的安全意识培训至关重要。企业应定期开展数据安全培训活动，提高员工对数据保护重要性和紧迫性的认识。通过培训，让员工了解数据安全的基本知识、防范技巧和应急处置方法，增强员工的自我保护能力和安全意识。
五、建立数据泄露应急响应机制
即使采取了上述措施，也无法完全避免数据泄露的风险。因此，企业应建立数据泄露应急响应机制，以便在发生数据泄露事件时能够迅速采取措施，减少损失和影响。应急响应机制应包括数据泄露的发现、报告、评估和处置等流程，确保在事件发生后能够迅速启动应急预案，及时控制事态发展。
综上所述，有效防止公司文件和图纸外发需要企业从多个方面入手，使用先进的数据文件加密软件、建立严格的数据管理制度、实施严格的访问控制、加强员工的安全意识培训以及建立数据泄露应急响应机制。这些措施共同构成了企业数据保护的坚固防线，有助于保护企业数据的安全性和保密性，维护企业的竞争力和市场地位。