经常有企业家朋友咨询我们，加密后的文件如果仍然要保证外发文件的安全性，那如何控制和操作外发加密后的文档呢？一方面加密文件外发要灵活方便，另一方面加密后的文件外发还需要保证安全，同时又要不会造成泄密。
文件在企业内部是加密保护的，如果外发的话，可以外发经过解密后的明文文件，也可以外发仍然受保护和控制的密文文件。如果是外发明文，那就需要做一个解密的动作，转换为明文。如果是外发密文，则需要员工针对外发的文件做一个申请外发的审批流程。
经过审批获得通过的外发文件，第三方公司收到文件后，打以按以下几步进行操作：
第1步、 双击打开外发文件，找到里面的文件阅读器，鼠标双击运行外发文件阅读器。
第2步、下载导出文件存放到一个目录路径下：在方框上勾选文件，导出（其他路径，fdreader不能关闭）刚才勾选的文件到指定目录下，选择打开方式打开文件并阅读。
第3步、如果是多个文件的话，不要关闭阅读器，等看完所有的文件再关闭阅读器。
第4步、关闭fdreader后如需再打开图纸，需从步骤6开始重新操作。
温馨提示：如果不想每次打开文件或每看一个文件就打开一次，那就每天开了阅读器后，先暂时不要关闭阅读器。 当然出于文件安全需要保障，可能操作上会带来一些不习惯。
