仅用这三招，就可让文档数据安全无后患
电子文档，作为现代化办公中最常见的一种数据记录软件工具。所有电脑中的文字数据都由它来承载，比如公司的普通办公资料或核心技术文档，通通都能看到它的身影。因为要保护数
电子文档，作为现代化办公中最常见的一种数据记录软件工具。所有电脑中的文字数据都由它来承载，比如公司的普通办公资料或核心技术文档，通通都能看到它的身影。因为要保护数据安全，所以电子文档文件加密保护成了重点。针对文档泄密主要途径可以归纳为两点：内部泄密和外部攻击。而文件加密软件对文档文件加密处理，正好从根源解决了这两个难题。
三招解决文档数据安全隐患问题
如上文所说，内部泄密的原因肯定是来自于企业内部人员的暗箱操作，如内鬼为获利故意泄密公司核心文档资料；而外部攻击也就包括了黑客手段，比如勒索病毒。为何说文档文件加密后就可以杜绝这些问题呢？因为，真正价值的东西是内容数据，而一旦文档文件加密，不能获取真实信息，泄漏的文档也就失去了意义。而对于文档文件加密，就介绍以下三招，绝对让文档安全性成倍上升。
文档文件加密的三种不同方式
1.自带功能设置文件加密。
使用电子文档时，一定不会陌生office或者wps软件自带的文件加密功能，作为最简单的第一招，也就是设置密码了，不要小瞧密码保护，当设置的密码难度级别够高时，也就是密码组合够复杂，想破解打开，是要付出不少的代价的。
2.压缩工具文件加密。
当电子文档资料需要外发或者需要文件加密保存时，很多人会选择压缩的方式，把各类文档文件加密，这种方式也是设置密码的形式，只有输入正确的密码，才能解压出文档资料。
以上的两种文档文件加密方式优势在于免费使用，缺点在于需手动设置密码，而且密码设置要相对复杂才好，更重要的是，设置的密码一定要牢记，如果疏忽遗忘，想要再打开，就非常困难了。
3.使用文档文件加密软件。
目前来说，文档文件加密软件一定要选择透明文件加密技术实现的，比如防泄密系统。透明文件加密技术说简单易懂点就是无需改变电脑使用习惯，保存或另存为时文档即被高强度文件加密处理，而且在授权环境下，受保护应用是可以无条件二次打开文件加密文档，无需解密。更加方便快捷，保护数据安全的同时，更加解放了双手，节约了时间。
采用文档文件加密软件，优势在于文档文件加密更加高效安全，且针对企业面临的众多不稳定因素，集中权限管理和策略控制能更好的保护文档安全。缺点当然是需要支付一定的费用，如果需要好的方案，不妨咨询科技吧。
透明加密：在文件创建或编辑过程中自动强制加密，对用户操 作习惯没有任何影响，不需手动输入密码。当文件通过非正常 渠道流至外部，打开时会出现乱码或无法打开，并且始终处于 加密状态。加密过程在操作系统内核完成，保证了加密的高效 性。
半透明加密：用户可以打开加密文件，新建的文件不加密。
解密外发：当与外部交流，需要解密文件，员工可以通过申请 解密文件，管理人员受到申请信息，根据收到申请解密文件， 决定是否通过审批。可以设置多人审批，分级审批等流程。
防泄密外发：当员工外发重要文件时，可以向管理员申请外发 ，同时可以设置外发出去的文件的打开次数，打开时间，是否 可以打印、截屏等操作。可以设置多人审批，分级审批等流程。
外发文件时，申请者可以设置外发文件的使用权限，包括外发出去的文件的打开次数，打开时间等信息，过期自动销毁！
通过划分安全区域、设置文档密级，建立分部门分级别的保密机制
文件密级管理：根据保密制度和策略，通过部门、密级、文档类型的相关联， 细化到各部门加密的不同文件类型，划分“公开”、“普通”、“私密”、“保密”、“机密”、“绝密”六个等级。 每个部门有单独的权限，不同部门之间默认不可互相访问，可以根据需求进行一些必要的设置和授权。
透明加密：在文件创建或编辑过程中自动强制加密，对用户操 作习惯没有任何影响，不需手动输入密码。当文件通过非正常 渠道流至外部，打开时会出现乱码或无法打开，并且始终处于 加密状态。加密过程在操作系统内核完成，保证了加密的高效 性。 半透明加密：用户可以打开加密文件，新建的文件不加密。
发件人白名单：管理员可以设置发件人白名单，白名单中的发件人发出的邮件中的附件会自动解密。
收件人白名单：管理员可以设置收件人白名单，白名单中的收件人收到的邮件中的附件会自动解密。
离线用户管理(长期)： 若员工不能够与企业内网中的服务器相连，可以利用单机客户端的方式。
离线用户管理(短期)：若员工临时出差在外，可以通过离线策略对其进行管理。设置员工离线的时间，比如72小时，当计算机离线大于72小时后，所有加密文件将不能打开。
安全网关对访问服务器的计算机进行严格的身份验证，防止未授权的用户和进程访问服务器获取机密数据。 通过上传解密、下载加密及通讯加密，实现对加密文档上传、下载与传输过程中的全面防护，防止机密数据被窃取。
审批日志备份：系统会记录所有申请解密操作、外发操作、审批操作。同时将把所有相关操作的源文件备份到服务器上。
加密文件备份：所有加密的文件，定时备份到服务器上，已经备份过的，没有修改过，不备份。加密文件修改过，会自动备份到服务器上，同一个文件，每天只备份一个版本。
